Heute ist der Einkauf der wichtige Partner im Bereich Produktentwicklung und maßgeblich an der Ergebnisoptimierung des Unternehmens beteiligt. Er hat seine wichtige strategische Rolle im Unternehmen gefunden. Welches die fünf größten Herausforderungen sind, die er meistern muss finden Sie in folgendem Beitrag.
Klare Strategie mit einer professionellen Einkaufsplanung
Das wichtigste Ziel der Einkaufsplanung ist ein sicherer Blick in die Zukunft. Zwar nicht alle, aber immerhin einige Risiken lassen sich einplanen, wenn beispielsweise Preiserhöhungen seitens der Lieferanten aufgrund höherer Lohnabschlüsse zu erwarten sind, oder sich Quasi-Monopole bilden, die die Beschaffung von Rohstoffen und Vorprodukten verteuern. Aber auch absehbare Währungsschwankungen oder die Unternehmensstrategie und das künftige Produktportfolio müssen beachtet werden.
Manche Entwicklungen sind für den Einkauf aber auch nicht vorhersehbar. Deshalb plant ein professioneller Einkauf immer in mindestens drei Szenarien: bester Fall, schlechtester Fall und realistisch. Denn: Für die Geschäftsführung ist entscheidend zu wissen, ob etwa mit Veränderungen der Vertriebsstrategie Ergebnisrisiken einhergehen, und bei welchen Produkten sich die Marge verändern wird.
Ein positiver Nebeneffekt der eigenen Einkaufsplanung: Sie verbessert gleichzeitig die Planungssicherheit für Lieferanten und macht dauerhafte Partnerschaften möglich.
Eine gute Sicht auf die Fakten
Einkäufer brauchen die richtigen Werkzeuge, um strategisch arbeiten und Kosten langfristig senken zu können. Dafür benötigt er aber eine Grundlage: transparente Daten – und zwar bis auf Belegebene. Zu häufig werden Daten in unterschiedlichen Systemen vorgehalten. Von Papierrechnungen über Excel-Daten bis zu SAP und anderen ERP-Systemen. Um die Kostensituation zu ändern sowie Einsparpotenziale zu identifizieren, muss die Datenbasis für die strategischen Entscheidungen aus genau einem System kommen. Stichwort: konsolidierte Daten. Erst dann werden Einsparpotenziale sichtbar, etwa über Volumenbündelung, Rohmaterialkonsolidierung und die Konzentration auf strategische Lieferanten. Zudem ist der Einkauf dann in der Lage, die Ursache von Kostentreibern zu ermitteln: Maverick Buying, Engpässe oder Überhänge bei der Rahmenvertragsnutzung, falsch gebuchte Rechnungen, Umstellungen von Muster- auf Serienteile, unplausible Kostenveränderungen oder nicht nachvollziehbare Preisstellungen.
Aktuelle Geschehnisse brauchen eine schnelle Reaktion
Politische Krisen, rasant steigende Rohstoffpreise, einbrechende Wechselkurse, pleitegehende Lieferanten – für den Einkauf bedeutet das: schnell reagieren! Ein optimales Daten- und Informationsmanagement ist dabei der Schlüsselfaktor für den Erfolg – denn manuelle Prozesse können hier einen kritischen Zeitverlust bedeuten. Deshalb müssen alle relevanten Informationen stets in Echtzeit vorliegen. Und zwar von allen Standorten, in sämtlichen genutzten (Fremd-)Währungen und aus den verschiedenen ERP-Systemen.
Big Data Management
In komplexen, internationalen Unternehmenshierarchien findet die Beschaffung oft noch lokal statt, ohne dass der Zentraleinkauf über alle Tätigkeiten informiert ist. Dabei fallen in internationalen Konzernen täglich Tausende von Einkaufsvorgängen an; entsprechend groß sind die Einsparpotenziale. Wichtig ist deshalb eine Harmonisierung der Daten, beispielsweise bei Teilenummern, Lieferantennummern, Warengruppenstrukturen. Nur wenn der Einkauf in der Lage ist, Kapital aus diesen Daten zu schlagen, winken große Wettbewerbsvorteile.
Die neue Rolle des Einkäufers
Der Einkäufer hat neue Aufgaben: Er ist nicht länger der kaltblütige Verhandlungsprofi, der die Lieferanten an den Rand der Wirtschaftlichkeit bringt und Bestellungen abwickelt, wenn gerade keine Verhandlungen anstehen. Der Einkäufer von morgen ist Netzwerker, und er hat einen Platz im Bereich Produktentwicklung. So gehört er bei Meetings zu neuen Produkten und Innovationen direkt mit an den Tisch, um sein Wissen über Zulieferprodukte einzubringen.
Natürlich ist Verhandlungsstärke nach wie vor unabdingbar. In seiner neuen Rolle allerdings gilt es zudem, Innovationen zu erkennen und umfassende Sprachkenntnisse zu haben, um auch international agieren zu können. Die Verwendung von Tools für optimale Präsentationen gehört zur neuen Einkäuferrolle einfach dazu. Besonders helfen dabei im Einkaufscontrollingsystem integrierte Dashboards, die die Daten schnell und einfach analysieren und die Ergebnisse grafisch aufbereiten – auch managementgerecht.
