Der Rohstoff des Einkaufs sind Daten – IT ist nur Mittel zum Zweck

Während andere jetzt erst das Thema Big Data für sich entdeckt haben, jongliert er schon seit über 20 Jahren unzählige Daten im Einkauf: Werner Güntner hat, nachdem er im Zentraleinkauf der B/S/H gelernt hat, Daten zu analysieren und daraus sinnvolle Informationen zu erzeugen, sein eigenes Unternehmen gegründet: SoftconCIS. Mit viel Begeisterung für die Sache ist er in seiner Mission unterwegs, die Menschen im Einkauf mit transparenten Informationen zu unterstützen.

Beschaffung aktuell: Sie haben SoftconCIS vor 20 Jahren ins Leben gerufen. Was hat sich aus Ihrer Perspektive seitdem verändert und was war vor 20 Jahren anders?

Werner Güntner: Interessant ist, dass sich bei der Nutzung moderner Instrumente im Einkauf gar nicht so viel verändert hat. In diesem Punkt ist der Einkauf nach wie vor ein Forschungsgebiet.

Als ich noch bei der B/S/H im Zentraleinkauf war, hat man genauso händeringend nach vernünftigen Kennzahlen und aussagefähigen Informationen gesucht wie heute. Man hat zwar viele Daten, aber nach wie vor wenige vernünftige, aussagekräftige und nutzbare Informationen.

Die Veränderung liegt darin, dass die Möglichkeit, Daten zu sammeln und Informationen aus ihnen zu machen, heute viel besser ist. Die Rechner sind schneller und die Software hat sich weiterentwickelt. Zudem ist das Bewusstsein im Einkauf und im Unternehmen gewachsen, dass man aus einer intelligenten Datenanalyse viel herauslesen kann. Die Möglichkeiten sind besser, aber es sind die gleichen Menschen wie früher. Darin sehe ich heute ein großes Problem: Wenn man die Menschen nicht mitnimmt, dann wird das genauso ins Leere laufen wie viele andere Tendenzen unter dem aktuellen Schlagwort Digitalisierung. Die große Aufgabe besteht darin, den Menschen zu helfen, mit den vielen Informationsströmen umzugehen.

Beschaffung aktuell: Weil Sie von vielen Informationen reden: Ihre Software WebCIS 4.0 bietet bereits im Standard 300 Kennzahlen. Verliert man da nicht tatsächlich schnell die Übersicht?

Güntner: 300 Kennzahlen klingt vielleicht auf den ersten Blick viel, ist aber in der Kombinatorik gut möglich. Sie müssen dabei die Typisierung dieser Kennzahlen berücksichtigen, je nach Typ eines Einkaufs. Nehmen Sie zum Beispiel einen indirekten Einkauf und einen direkten Einkauf, das sind schon mal zwei ganz unterschiedliche Typisierungen. Es gibt den Versorgungseinkauf und den Serieneinkauf, die beide ganz unterschiedliche Informationen benötigen. Wenn Sie die Versorgung eines Automobilzulieferers mit Produktionsmaterial vergleichen mit dem Versorgungseinkauf eines Bahnbetriebs oder der Stadtwerke, dann vergleichen Sie vollkommen unterschiedliche Themengebiete und Zielrichtungen. Ein Einkaufsleiter benötigt andere Kennzahlen als eine Geschäftsleitung, ein Lead Buyer andere als ein Disponent. Deswegen ist die reine Anzahl von 300 eigentlich nur eine Aussage über die mögliche Kombinatorik. Heruntergebrochen auf die Informationsempfänger ergeben sich tatsächlich je Einkaufsrolle selten mehr als zehn passende Kennzahlen. Diese beschreiben das Arbeitsgebiet und die Zielrichtung, an der man sich orientieren sollte.

Was rollenbasierte Informationen sind, muss vermittelt werden. Dies ist auch eine unserer Aufgaben. Wir helfen den Leuten dabei, die für sie wichtigen Kennzahlen zu finden. Es gibt so viele unsinnige Kennzahlen, die nichts aussagen, bei denen ich immer nur die Frage stelle: Was bringt euch denn bitte diese Zahl, was ist ihr Sinn? Meist lautet die Antwort: Das habe ich gelesen, oder: Darüber spricht man.

Die richtige Antwort wäre: Ich brauche Informationen und Kennzahlen, weil sie mein Arbeitsgebiet abdecken und so ein Potential oder ein Defizit aufzeigen. Wenn dem so ist, wird eine Kennzahl auch akzeptiert und mit den dahinter liegenden Informationen auch gearbeitet. Hier ist im Verständnis noch einiges aufzuklären.

Beschaffung aktuell: Die wichtigste Kennzahl wird es dann nach Ihrer Meinung wahrscheinlich gar nicht geben?

Güntner: Wenn Sie im Einkauf die wichtigste Kennzahl abfragen, dann kriegen Sie immer ein Wort, das alles beschreibt: Savings. Nur, was ist denn das genau? Auch das interpretiert jeder für sich. Da gibt es Savings, die sich eins-zu-eins in einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung wiederfinden. Das ist das eigentliche Ziel, ist aber nicht überall gegeben.

Und es gibt Savings, die eine Einkaufsleistung darstellen: Wenn zum Beispiel ein Lieferant eine Preiserhöhung verlangt, weil seine Kosten gestiegen sind, und der Einkauf diese Forderung abwehren kann. In manchen Fällen kann der Einkauf eine Erhöhung mindern, aber am Ende steht trotzdem eine Erhöhung. Dann hat der Einkauf eine Leistung erbracht, aber man findet diese nicht als G+V-wirksame Performance.

In der Bezeichnung, der Berechnung und im Ausdruck dessen, was im Einkauf gemacht wird, herrscht ein großer Themen-Wirrwarr. Die Geschäftsleitung hat bei dem Begriff „Optimierung von Savings“ oft eine andere Vorstellung als der Einkauf. Da werden viele Dinge miteinander vermischt, die sich nie im Unternehmensergebnis finden werden. Nicht selten ist es überhaupt nicht klar, wofür ein Einkauf überhaupt steht. Deshalb gilt es, seitens des Einkaufs zuerst die Terminologie und dann die Zielrichtung zu definieren.

Beschaffung aktuell: Das ist aber kein einkaufsinternes Problem, sondern betrifft die unternehmensinterne Positionierung des Einkaufs hin zur Geschäftsführung.

Güntner: Ja, das ist richtig. Es ist die Aufgabe des Einkaufsleiters, der Geschäftsleitung zu vermitteln, was ein professioneller Einkauf beeinflusst, wo seine Hebel sind und wo sie ansetzen können. Das ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.

Der Einkauf wird oft in einem völlig falschen Licht gesehen, weil er nicht professionell kommuniziert. Die Leute im Einkauf beherrschen ihr Geschäft, allerdings gibt es Nachholbedarf im Einkaufsmarketing, d. h. den eigenen Wertbeitrag im Unternehmen nachvollziehbar darzustellen.

Beschaffung aktuell: Liefert Ihre Software den Einkaufsleitern Argumente für eine bessere Kommunikation nach oben?

Güntner: Ja, dabei unterstützen wir den Einkauf, denn die Datenbasis ist vorhanden. Alles, was ein Einkauf tut, kann man anhand der entstandenen Belege ablesen. Aber Daten müssen zu brauchbaren Informationen geformt werden, und das ist eine mühsame Angelegenheit: Was sind die Informationen, die in der Kommunikation nach oben, nach unten, zum Lieferanten und zu den internen Kunden benötigt werden? Welche Informationen dokumentieren den Fortschritt der Verbesserung oder auch den Markteinfluss von außen? Die Antworten gibt WebCIS 4.0 schon im Standard, denn die Daten liegen in strukturierter Form vor. Entscheidend ist: Sie müssen vom Einkauf verstanden werden. Das bedeutet, dass der Einkauf in der Interpretation dieser Informationen und der Ableitung der passenden Maßnahmen geschult werden muss, was häufig vergessen wird. Um es nochmals deutlich zu sagen: Der Rohstoff des Einkaufs sind Daten. Die liegen perfekt vor, aber man muss sie auch nutzen können. Darin liegen die großen Herausforderungen der Zukunft, nicht in dem Wort Digitalisierung.

Beschaffung aktuell: Ein Problem ist, dass die Daten nicht strukturiert vorliegen. Wie gehen Sie damit um? Macht die Software das automatisch?

Güntner: Die Daten müssen geordnet werden. WebCIS 4.0 unterstützt das Schaffen von Ordnung und Strukturen. Allerdings braucht dieser Automatismus klare, saubere Regeln. Hierbei helfen wir auch mit unserer Einkaufserfahrung, um sinnlose Maschinenvorschläge zu vermeiden.

Wir erkennen häufig große Defizite bei der Stammdatenpflege, den Bestellwerten und den Bestellmengen. Aber wenn es um die Rechnung geht, ist die Qualität gegeben.

Wir zeigen natürlich auch auf, wo Rechnungen und Bestellungen auseinanderklaffen, wo die gepflegten Preise nicht zu den Rechnungen passen. Viele sind dann sehr überrascht, dass ihre Prozesse solche Fehler zulassen. Und das ist ein Ziel: Unsere Software soll den Einkäufern helfen, selbst darüber nachzudenken, was sie machen und wofür sie verantwortlich sind.

Beschaffung aktuell: Woran liegt es, dass die Unternehmen diese grundlegenden Daten nicht im Griff haben?

Güntner: Einmal hängt es an der Masse der Daten und den verschiedenen Ecken, an denen man Daten hinterlegen und pflegen kann. Das ist eine Arbeitsteilung, bei der jeder sicherlich das Beste meint, die Stränge aber nicht zusammenlaufen. Diese Sauberkeit fehlt halt. Oft ist es schlichtweg die schiere Masse, mit der ein Einkauf überfahren wird und gar keine Chance hat, hinter all den Punkten sauber herzugehen. Es fehlt oft auch die Vorstellung, welche Verwerfungen auftreten können.

Wenn wir beim Kunden sind und ich das erzähle, sagt mir jeder: Nein, das passiert bei uns nicht. Und dann machen wir einen 3-Tage-Test, der einen Einkauf komplett transparent macht. Und das Ergebnis ist für viele erst mal erschreckend, weil wir ihnen aufzeigen, wo sie überall besser werden können. Nicht mit erhobenem Zeigefinger, sondern: Schaut mal her, das alles macht ihr. Wollt ihr das so? Passt das zum Markttrend? Strebt ihr das an? Kommuniziert ihr das nach oben?

Und wir wollen mithelfen, die Diskussion anzustoßen: Wie kann ich einem Einkäufer helfen, das Richtige, das Wertschöpfende zu tun? Denn nach wie vor wird im Einkauf viel Nicht-Wertschöpfendes getan, weil der Überblick nicht gegeben ist.

Allerdings muss ein Einkauf auch bereit sein, diese Mithilfe zu akzeptieren. Viele, gerade auch erfahrene Einkäufer denken, dass sie so unglaublich viel erlebt haben, dass sie keine Unterstützung benötigen. Ich behaupte, dass viele Einkäufer mit dem Thema ‚Wie nutze ich Information in meinem Geschäft?‘ nicht professionell genug umgehen können. Wenn in Zukunft die Digitalisierung verschärft an Geschwindigkeit aufnimmt, werden sie Hilfe noch mehr brauchen.

Beschaffung aktuell: Hilft Ihnen eigentlich dieser ‚Digitalisierung im Einkauf‘-Hype dabei, Ihre Argumente an die Einkäufer heranzutragen?

Güntner: Eigentlich ist ja das, was wir seit über 20 Jahren betreiben, nichts anderes als Digitalisierung. Ich wundere mich, dass jetzt plötzlich Leute kommen, auch bestehende Kunden, um ein Digitalisierungsprojekt zu starten. Ja, was haben wir denn anderes in den vergangenen Jahren getan? Der Prozess läuft bereits. Es ist viel eher die Herausforderung, dass der einzelne Mensch versteht, wo die Maschine für ihn arbeiten kann. Das wird kommen, aber dazu braucht man einen Lösungsraum, der klare IT-Regeln hat, sonst wird das nicht funktionieren.

Noch scheitern wir an banalen Themen! So stehen zum Beispiel über 80 Prozent unserer Kunden bei der Einkaufsplanung vor dem Problem, dass der Vertrieb nicht die Zahlen liefern kann, die der Einkauf benötigt.

Beschaffung aktuell: Ist Ihre erste Forderung, die Daten müssen sauber werden, oder steht an erster Stelle, dass die Menschen lernen, mit diesen Daten umzugehen?

Güntner: Beides muss gegeben sein: ein Bewusstsein für Datenhygiene. Was Strukturen und Datenpflege angeht, brauche ich eine gewisse Datenhygiene, damit ich Informationen bekomme statt eines Datenhaufens. Als Zweites muss ich lernen und verstehen, wie ich das nutze, was vorliegt. Wenn ich eine Materialkostenentwicklung, einen Währungseinfluss, den Einfluss von Marktindizes auf Preise im Zusammenhang nicht verstehe, nützen mir alle Daten- und Informationshaufen nichts. Das muss man lernen, trainieren, und da besteht ein großes, großes Defizit.

Beschaffung aktuell: Sich mit der Datenpflege zu beschäftigen, ist ja nicht spannend.

Güntner: Trotzdem ist Datenhygiene ein wichtiges und nicht banales Thema. Die Teilenummer zum Beispiel: Die Spezifikationen von Materialien ändern sich mit der technischen Entwicklung. Brauche ich immer eine neue Teilenummer? Oder ändere ich einfach den Preis und lasse die Teilenummer bestehen? Vor solchen Fragen steht man immer wieder. Diese Themen diskutieren wir immer wieder, denn das hat immer preisliche Wirkungen. Das Ändern einer Materialnummer bedeutet Aufwand, den keiner gerne will. Dies ist immer neu abzuwägen.

Beschaffung aktuell: Meinen Sie, dass es in den Unternehmen einen Personenkreis geben muss, der sich innerhalb des Einkaufs genau mit solchen Themen beschäftigt?

Güntner: Ja, definitiv. Ich kann Ihnen aus eigener Erfahrung sagen: Ich kam 1990 zu Bosch-Siemens in den Zentraleinkauf. Schon damals hat man dort eine Abteilung gegründet, die Einkaufs-Controlling hieß. Damals hatte ich das Glück zu lernen, was ein Einkaufs-Controlling tut. Die Aufgabe war ganz banal: „Herr Güntner, sorgen Sie dafür, dass wir Informationen haben, die uns im Einkauf die Möglichkeit eröffnen, zu berichten und zu steuern. Damit wir den Überblick behalten und in die Welt hinausgehen mit allem, was wir tun.“

Beschaffung aktuell: Wo ist dieses Einkaufs-Controlling angesiedelt? Gehört das zum Finanzbereich oder gehört es in den Einkauf?

Güntner: Auch wenn das Einkaufs-Controlling unabhängig sein muss, gehört es in den Einkauf. Die Kollegen aus dem Finanzbereich verstehen überhaupt nicht, was ein Einkauf genau tut. Das können sie nur verstehen, wenn sie mitten im Geschehen sitzen.

Deswegen die klare Ansage: Ein Einkaufs-Controlling ist wichtig im Sinne von Steuern, Bereitstellen von Informationen, von Ausbilden der Einkaufskollegen im Umgang mit diesen Informationen, von Bewusstsein für automatisiertes Berichtswesen, von Ableitungen, was aus diesen Berichten abgelesen werden muss im Sinne von Potenzialen und Verbesserungen. Dafür ist es notwendig, dass man den Einkauf kennt und versteht und auch mal von innen erlebt hat.

Beschaffung aktuell: Welche Fähigkeiten sollte ein Einkaufs-Controller mitbringen?

Güntner: Auch wenn es Sie vielleicht wundert: Einkaufs-Controlling ist ein höchst kommunikativer Job, deswegen brauche ich als Einkaufs-Controller keinen introvertierten Daten-Menschen, sondern einen Kommunikator, der die Zusammenhänge versteht und die Leute anstößt, sie motiviert. Man benötigt Menschen, die eine gewisse Freude an Informationen, Daten und Strukturen haben, aber ebenso gut auch kommunizieren können.

Beschaffung aktuell: Woher bekommen sie die Leute?

Güntner: Das ist schwierig. Man kann sie ausbilden. Ich unterrichte ja an der Technischen Hochschule in Nürnberg den Bereich Einkaufs-Controlling mit Schwerpunkt Einkaufsplanung, Einkaufs-Erfolgsmessung und Performance-Messung. Dort versuche ich den Leuten immer wieder zu vermitteln, dass die Kommunikation neben brauchbaren Informationen das wichtigste Instrument ist.

Beschaffung aktuell: Was ist der Unterschied zwischen der Ausbildung an der Hochschule in Nürnberg und Ihrer eigenen SoftconCIS-Akademie?

Güntner: Der Hochschulauftrag ist im Rahmen eines Masterstudiums, hat also einen festen Lehrplan, um das Thema Einkaufs-Controlling mit einer gewissen wissenschaftlichen Brille zu vermitteln.

An unserer Akademie besteht der Anspruch, über das reine Einkaufs-Controlling hinaus zu vermitteln, was es Neues im Einkauf gibt. Welche Trends gibt es? Wohin geht der Weg? Wir wollen mit der Akademie keine Werbeplattform für unsere Software-Module betreiben. Das ist nicht immer einfach, denn viele Themengebiete können wir überhaupt nur über unsere eigene Software darstellen. Aber es ist keine Werbeplattform.

Wir haben die Akademie inzwischen aufgeteilt in eine Art Wissensvermittlung rund um das Thema Einkauf und die sogenannten Userdays. Vielleicht werden wir zukünftig um das Thema „Digitalisierung im Einkauf“ eine Wissensbasis aufbauen, bei der wir auch Externe hinzunehmen, die auch einen Blick über den Tellerrand werfen. Die sogenannten Userdays beschäftigen sich nur mit unserer Software: Was bedeuten die unterschiedlichen Themengebiete? Was ist die Aussagekraft? Welche Datengrundlagen müssen gegeben sein, damit es auch funktioniert?

Beschaffung aktuell: Ab welcher Unternehmensgröße ist Ihre Software sinnvoll?

Güntner: Ab einem Einkaufsvolumen von 40 bis 50 Millionen und einer gewissen Komplexität in dem, was eingekauft wird: direkter und indirekter Einkauf, Versorgung mit Produktionsmaterial. Wenn Sie viele Teilenummern haben oder nicht genummertes Material, dann macht der Einsatz unserer Software schon Sinn. Die richtige Durchschlagskraft schaffen Sie ab 150 Millionen. Da muss man über den ROI nicht mehr viel diskutieren. Da können wir den Firmen schon im 3-Tage-Test sofort aufzeigen, welches Potenzial in der Software beziehungsweise im Nutzen der Information liegt.

Entscheidend ist: Man muss die Information nutzen, dann kommt man auf einen Return on Investment von unter sechs Monaten. Jede Investition, in die man hier geht, ist in Windeseile amortisiert, weil die Möglichkeiten, Themen aufzugreifen, die sofort wieder Geld zurückbringen, in hohem Maße gegeben sind. Es hilft allerdings gar nichts, wenn die Information im Bericht steht und man nichts draus macht. Dann hilft das Potenzial auch nichts.

Beschaffung aktuell: Was braucht es hierfür? Einen Einkäufer oder eher einen ITler, der sich das Einkäufer-Wissen aneignet?

Güntner: Beide sind geeignet. Einem erfahrenen Einkäufer muss ich nicht mehr erzählen, wie Verhandlungen ablaufen, wie strategische Betrachtungen und Argumentationen ablaufen. Dem kann ich vielleicht helfen und sagen: Schau dir mal deine Warengruppe an und die Strukturen deiner Lieferanten. Hast du hier den Wettbewerb, den du dir vorstellst? Mit welchen Argumenten bist du denn in der Lage, auch langfristig einen Wertbeitrag für dein Unternehmen zu leisten? Brauchst du neue Teile, bessere Freigaben durch deine Entwicklung? Musst du mehr mit der Entwicklung reden, um neuere Teile freigegeben zu bekommen oder kannst man die alten Teile optimieren? Auch da haben wir interessante Erkenntnisse: Bei einem Teil, das unverändert fünf oder zehn Jahre eingekauft wird, ist auch am Preis nichts mehr zu optimieren.

Beschaffung aktuell: Das geht aber über das normale Einkaufs-Controlling weit hinaus.

Güntner: Ja, es ist manchmal wirklich erstaunlich, auf welche Zusammenhänge man stößt, wenn man sich die Kostenentwicklungen genauer ansieht. Erst vor einem Jahr bin ich bei einer Präsentation rein zufällig darüber gestolpert. Und das konnte mir jeder Einkäufer sofort erklären: Das sind unsere alten Teile, die wir leider immer noch einkaufen müssen. Da ist wenig Innovation drin. Da müsste man mit der Entwicklung reden. Preisentwicklungen sind nur bei einer dynamischer Teileentwicklung möglich.

Unser WebCIS 4.0 hilft mit Vorlagen, Vorschlägen und mit Kennzahlen, um den Überblick zu bewahren, aber selektieren, entscheiden und die Konsequenzen ziehen, müssen die Kunden selbst.

Beschaffung aktuell: Und damit kommt dem Einkauf eine gestaltende Rolle zu?

Güntner: Ja, natürlich. Er ist der Wertetreiber. In vielen produzierenden Unternehmen werden mehr als 50 Prozent des Umsatzes zugekauft. Dort gibt es oft 10.000 bis 15.000 Kreditoren, die man steuern muss. Wer ist wichtig, wer weniger wichtig? Wer ist riskant, wer weniger riskant? All die Themen müssen gelernt werden: Das sind die Aufgaben des Einkaufs. Das ist eine hohe Kunst und darum ist der Einkauf so eminent wichtig. Und wir verstehen den Einkäufer. Selbst ganz neue Kunden, die uns noch gar nicht kennen, sagen bereits nach zwei Stunden: Mensch, das ist ja toll, wir können von Einkauf zu Einkauf sprechen. Und wir zeigen dann auf, wie wir das IT-technisch lösen und darstellen. Die Leute fühlen sich aufgehoben und darauf legen sie auch Wert. Darum ist bei uns die IT nur Mittel zum Zweck. Um es zusammenzufassen: Es geht um den Menschen. Die Menschen im Einkauf müssen mitgenommen werden.

 


Interview mit Werner Güntner, Geschäftsführer SoftconCIS GmbH und Sabine Schulz-Rohde, erschienen Beschaffung aktuell, März 2019