„Traue keiner Statistik, die du nicht selbst gefälscht hast.“ Mit Zahlen lässt sich jeder Sachverhalt in die gewünschte Richtung lenken. Zahlen eignen sich ideal dafür, zu manipulieren – ob durch Weglassen oder Überbetonung von bestimmten Informationen. Im Einkauf braucht es jedoch zwingend Transparenz – damit sich auf dieser Basis strategische Entscheidungen treffen lassen, die sich nachhaltig als erfolgreich erweisen und zu einem starken Unternehmensergebnis beitragen. Mit Instrumenten wie Dashboards stellen Einkäufer Sachverhalte seriös und transparent dar und können sich damit beispielsweise besser auf Verhandlungen vorbereiten, ein zielgruppengerechtes, schlüssiges Reporting aufbauen, Aktivitätenfahrpläne entwerfen oder Vorgesetzte und den Vorstand vom Erfolg der eigenen Arbeit überzeugen. Mit diesem Beitrag möchten wir Ihnen einige Hinweise geben, wie Sie gute Dashboards erstellen.
Schritt für Schritt zum professionellen Dashboard
Dashboards werden u.a. im Einkaufscontrolling oder auch im strategischen Einkauf eingesetzt. Sie sind Hilfsmittel zur grafischen Aufbereitung von verdichteten Zahlen – zum Beispiel visualisieren sie Kennzahlen oder machen Trends sichtbar.
Dabei brauchen gute Dashboards vor allem eins: Aussagekraft. Die Basis sind oft Zahlen aus unterschiedlichen ERP-Systemen. Die Herausforderung ist einerseits, diese Informationen so zu verzahnen, dass ein einheitliches Bild der Einkaufsaktivitäten klar ersichtlich ist. Andererseits müssen die Daten zielgruppengenau aufbereitet sein, damit der Empfänger – ob Warengruppenverantwortlicher, Einkaufsleiter oder Vorstand – einen schnellen, schlüssigen Überblick bekommt. Dabei besteht ein Dashboard nicht nur aus einer Grafik, sondern ist eine Komposition aus mehreren Elementen – wie Tabellen, Alerts und Diagrammen.
Auf einen Blick
Wer richtig gute Dashboards entwickeln will, sollte sich an die Regeln von Stephen Few halten. Danach gilt: Grafiken dienen der schnellen Übersicht – angereichert mit externen Informationsquellen zeigen sie Vergleiche an –, und Tabellen liefern genauere Details. Alle relevanten Informationen müssen auf einen Blick wahrgenommen werden können – UNDein gutes Dashboard hat nur die Größe einer Bildschirmseite.
Die häufigsten Fehler
Beim Design von Dashboards werden immer wieder die gleichen Fehler gemacht. Der Klassiker: Grafiken, die richtig gut aussehen, dem Betrachter sofort ins Auge springen und deren Aussagekraft aber leider nur minimal ist. Und selbst, wenn ein schöner Platz auf dem Dashboard frei ist – Eyecandy ist tabu. Oder aber: Das Dashboard ist total überfrachtet – zu viele Elemente mit zu detaillierter Information sind genauso unbrauchbar wie zu wenige.
Tabelle oder Grafik
Gute Dashboards bringen Transparenz und manipulieren nicht. Welche grafischen Möglichkeiten stehen dabei zur Auswahl? Tabellen etwa eignen sich vor allem dafür, dem Betrachter schnell einen detaillierten Überblick zu vermitteln. Keine Grafik kann mit solch einer Präzision aufwarten. Zusätzlich lassen sich in Tabellen problemlos verschiedene Werte und verschiedene Maßeinheiten verwenden, in einer Grafik führt das sofort zu totaler Verwirrung. Naomi B. Robbins bringt es folgendermaßen auf den Punkt: „Graphs are for the forest and tables are for the trees. Graphs give you the big picture and show you the trends; tables give you the details.”
Der Diagramm-Baukasten
Kuchendiagramme werden gerne genutzt, allerdings verbrauchen sie vergleichsweise viel Platz, um wenige Informationen anzuzeigen. Kleinstunterschiede kann ein Betrachter schwer identifizieren, und erst mit Größenangaben sind die Informationen verständlich. Säulen- und Balkendiagramme sind gut für die Darstellung und den Vergleich von Werten. Balkendiagramme bieten gegenüber Säulendiagrammen zusätzlich bei der Beschriftung den Vorteil, dass sie der gewohnten Leserichtung folgt. Beide Diagrammarten sind jedoch für die Darstellung von Trends kaum zu gebrauchen. Dafür sind Liniendiagramme die bessere Wahl, die den Verlauf über einen bestimmten Zeitraum visualisieren. Sparklines sind Mini-Grafiken ohne detaillierte Skalierung. Sparklines geben dem Betrachter „nur“ auf einen Blick eine Übersicht über die Entwicklung vergangener Werte bis zum Ausgangswert. Streudiagramme enden in Punktwolken – deren Verwendung lohnt nur in Ausnahmefällen, da sie sehr schwer verständlich sind. Blasendiagramme stellen mit Punkten auf einem Achsendiagramm drei Werte in einem dar. Dabei werden zwei der Merkmale wie in einem Streudiagramm aufgetragen. Der dritte Wert bestimmt die Größe des Punktes beziehungsweise der Blase. Ein Blasendiagramm bietet sich für ein Dashboard nur bedingt – etwa für Mengen und Preisvarianz oder eine Swot-Analyse – an, da die Grafik bei größeren Abweichungen der Werte auf der X- und Y-Achse entweder zu groß oder kaum lesbar wird. Tacho-Diagramme basieren auf einfachen Kreisdiagrammen und beschreiben mit verschiedenen Farben sehr gut Zustände und Bewertungen, beispielsweise die Materialkostenveränderung. Damit eignen sie sich besonders zur Messung von Soll-/Ist-Vergleichen bei Kennzahlen. Allerdings sind Tachos eher ein Stilmittel – sie benötigen viel Platz und transportieren wenige Informationen.
Ein weiterer Hingucker sind Ampeln. Sie lenken die Aufmerksamkeit auf bestimmte Inhalte im Dashboard – z.B. wenn Kennzahlen in einen kritischen Bereich fallen und beispielsweise bei Abweichungen von Plan/Ist-Werten ein sofortiges Handeln notwendig wird. (Rote) Ampeln sollten jedoch mit Bedacht gesetzt werden, sonst nutzt sich der gewünschte Effekt sehr schnell ab.
Styleguide
Grundsätzlich müssen Dashboards einheitlich sein und einem klaren Konzept folgen – deshalb ist ein Styleguide nötig, in dem Funktions- und Gestaltungslayouts mit Informationen über zu verwendende Raster, Farben, Schriften, Schriftgrößen und sonstige Formatierungsvorlagen festgelegt sind. Das vereinfacht es allen Beteiligten, Dashboards zu erstellen, zu lesen und zu verstehen.
Wieder auf Anfang
Drei Fragen, die sich jeder Dashboard-Profi vor dem Design stellen sollte: Was ist das Ziel des Dashboards? Welche Information muss transportiert werden? Wie muss diese Information aufbereitet sein, damit sie schnell und richtig verstanden wird?
Fazit: Nur noch gute Dashboards
Dashboards sind hilfreiche Instrumente und haben das Potenzial, des Einkaufs bester Freund zu sein. Sie geben einen schnellen Überblick und lassen die Aufmerksamkeit direkt dorthin wandern, wo sie nötig ist. Und Empfänger von Reportings danken es, wenn Informationen transparent und zielgruppengerecht aufbereitet sind. Zahlen überzeugen – aber nur, wenn sie vertrauenswürdig sind.
