In den meisten Unternehmen decken die Beschaffer:innen ungefähr 50 Prozent der gesamten Kosten ab. Umso notwendiger ist eine professionelle Planung für eine fundierte Einkaufsstrategie.
Die Einkäufer:innen müssen berücksichtigen, wie sich beispielsweise Rohstoffmarkt und Währungskurse entwickeln. Und ob bei einem Lieferanten aufgrund höherer Lohnabschlüsse an der Preisschraube gedreht werden muss. Kaffeesatzleserei? Keinesfalls! Auf Basis von soliden Methoden lassen sich Trends identifizieren und in die Einkaufsstrategie einbinden.
Das Fundament des strategischen Einkaufs sind – natürlich – transparente Ist-Daten, die in die Zukunft projiziert werden. Wie fallen die künftigen Bedarfsmengen aus? Sind technische Veränderungen an Produkten geplant? Welche Konditionen und Preisbestandteile sind überhaupt beeinflussbar? Viele Preise sind als Komplettpreis nur schwer planbar. Praxistipp: Bestandteile eines Produktes in Einzelteile zerlegen, also in einen beeinflussbaren reinen Materialpreis und den oftmals von Umweltfaktoren abhängige Zusatzkosten; so kann der Einkauf auch gleich seine Verhandlungsleistungen demonstrieren.
Gehen aus der Vertriebsplanung brauchbare Bedarfsmengen hervor? Falls nicht, nutzen die Einkäufer:innen historische Werte. Das funktioniert speziell bei Serienherstellern, die ein relativ stabiles Produktportfolio haben. Allerdings: Neuteile tauchen in solch einer Aufstellung ebenso wenig auf wie mit dem Lieferanten vereinbarte Bonuszahlungen. Und was passiert mit Auslaufteilen? Hier muss manuell nachgearbeitet werden. In ausgereiften Einkaufscontrollingsystemen lassen sich Neuteile jedoch in wenigen Schritten über einen Excel-Import hinzufügen. Mit Lieferanten vereinbarte Bonuszahlungen werden auf Lieferantenebene eingeplant und beeinflussen somit nicht den einzelnen Teilepreis.
Eine konkrete Einkaufsplanung verbessert zudem die Planungssicherheit für Lieferanten: Diese macht langfristige Partnerschaften möglich.
Saubere Daten, präzise Kalkulation – automatisierte Einkaufsplanung
Eine integrierte Einkaufscontrollinglösung erleichtert die Einkaufsplanung massiv. Damit lassen sich detailliert Mengen, Preisentwicklungen und Kosten planen sowie Abweichungsanalysen auf Basis von Ist- und Plan-Mengen fahren. Ein ständig aktualisierter Forecast veranschaulicht, inwieweit das Jahresziel nach derzeitigem Stand tatsächlich erreicht wird und deckt Fehlentwicklungen umgehend auf. Die Einkaufscontrollinglösung zeigt unterjährige Preisveränderungen bis auf die Materialebene mit Auswirkung auf das aktuelle Jahr (Ebit-Effekt) und beziffert präzise die Carry-over-Effekte für das neue Jahr sowie den Full-Year-Effekt. Weicht das Ergebnis in eine unerwünschte Richtung ab, müssen weitere Einsparungsmaßnahmen initiiert oder zeitlich vorgezogen werden. Mit einem Einkaufscontrollingsystem lassen sich einfach einzelne Faktoren in den Warengruppen verändern – dann liefert es automatisch Prognosen und zeigt die Auswirkungen. Die Ziele des Einkaufs können damit jederzeit an den Ist-Daten gespiegelt werden. Die Planzahlen bilden die verbindliche Basis für die Budgetplanung der Materialkosten. Ein Einkaufscontrollingsystem ermöglicht eine bis ins Detail transparente Planung, da sie im Hintergrund immer auf Teileebene ausgeführt wird; eine ganze Materialklasse ist trotzdem mit nur zwei Klicks planbar. Damit erhält das Management eine völlig transparente Planung.
Zusatztipp: systematisches Maßnahmencontrolling – alle Einkaufsaktivitäten planen, steuern und messen. Ein Maßnahmencontrolling gibt einen exakten Überblick, ermöglicht eine einfachere und genauere Verfolgung der Aktivitäten und misst die Erfolge. Es zeigt transparent an, welche Einsparungen wann zu erwarten sind. Mit einer systematischen Einkaufsplanung und einem stringenten Maßnahmencontrolling leistet der Einkauf einen entscheidenden Beitrag zum Unternehmensergebnis.
