Wenn bei der Rechnungsprüfung regelmäßig Ungereimtheiten auftauchen, weil schon wieder keine ERP-basierte Bestellung zu der Rechnung vorliegt, oder die Preise und Zahlungskonditionen erheblich von den Rahmenvereinbarungen abweichen, dann kommt schnell der Verdacht auf, dass hier wilde EinkäuferInnen beteiligt sind.
Unterschiedlichste Gründe kann es dafür geben, dass einzelne MitarbeiterInnen oder Abteilungen am Einkauf vorbei handeln. Häufig fehlt es an einer einheitlichen Regelung für die Beschaffung von indirektem Material, wie etwa Büromaterial, Dienstleitungen oder Beratungsleistungen . Oft sind aber auch die Einkaufsprozesse zu kompliziert, oder es besteht schlichtweg Unkenntnis über die richtigen AnsprechpartnerInnen im Einkauf.
Dabei handeln die Kolleginnen und Kollegen womöglich in bester Absicht und wollen durch ihre Eigeninitiative den Einkauf entlasten. Oder sie entdecken im Internet ein ganz besonderes Schnäppchen und wollen mit einer schnellen Bestellung im besten Interesse des Unternehmens handeln.
Leider ist dabei oft nicht bewusst, welche hohen Kosten durch Maverick Buying in Einkauf, Rechnungsprüfung und der auslösenden Fachabteilung verursacht werden. Wird der Einkauf gar nicht oder zu spät einbezogen, können bestehende Verträge nicht genutzt werden. Auch langfristig nutzbares Bündelungspotenzial bleibt unentdeckt und somit ungenutzt. Denn jeder Bedarf im Unternehmen kann zur Optimierung der Verhandlungsgrundlage mit Lieferanten genutzt werden. Alle Personen, die Maverick Buying als den schnellsten Prozess erachten, vergessen, dass Lieferanten eine interne Freigabe vom Einkauf erhalten sollten und dass es zwingende und notwendige Vertragsunterlagen – wie die Einkaufsbedingungen – gibt, die außerhalb des Einkaufs oft gar nicht bekannt sind und somit nicht zur Anwendung kommen.
Daher sollten alle Einkaufsprozesse im Einkauf zusammenlaufen und gesteuert werden.
Gut beraten sind alle Einkäufer, die mit WebCIS ein zuverlässiges System haben, um solchen wilden EinkäuferInnen auf die Spur zu kommen. Dazu kann beispielsweise die Maverick Buying Quote ermittelt werden. Liegt der Anteil über 20%, sollten dringend Prozesse etabliert werden, durch die der EinkäuferInnen frühzeitig mit einbezogen wird. Ziel sollte dabei immer sein das durch den Einkauf kotrollierte und verantwortete Einkaufsvolumen zu erhöhen. Bei der Etablierung solcher Prozesse helfen klare Regeln, die für alle MitarbeiterInnen transparent und nachvollziehbar sind.
