War die Marketing-Abteilung mal wieder auf einem Shopping-Trip ohne den Einkauf zu involvieren – und hat damit bares Geld vernichtet? Ein klarer Fall von Maverick Buying. Maverick Buying zu stoppen ist nicht ganz einfach, aber eine Kernaufgabe des strategischen Einkaufs. Mit den folgenden Tipps nehmen Sie das Heft wieder in die Hand.
Bevor Sie an die Umsetzung gehen, fragen Sie sich:
- Stehen Kosten und Nutzen im Verhältnis?
Wie hoch ist das Einsparpotenzial und welche Anstrengungen müssen Sie dafür unternehmen? - Haben Sie „Verbündete“ im Unternehmen?
Welche wichtigen Stellen im Unternehmen unterstützen das Vorhaben? - Ist der Einkauf in der Lage, zusätzliche Aufgaben zu übernehmen?
Haben Sie genug Mitarbeiter, die sich mit den neuen Aufgaben befassen können.
Kennen Mitarbeiter die Materie, um die sie sich kümmern sollen? - Sind Ihre Mitarbeiter entsprechend vorbereitet?
Auf mögliche Kritik?
Sind die Argumente jedem bewusst und präsent?
Auf mögliche Mehrarbeit?
Können Sie alle diese Fragen mit „Ja“ beantworten? Dann geht’s richtig los:
- 1. Identifizieren Sie sinnvolle, erfolgversprechende Betätigungsfelder!
Wann ist es zweckmäßig, bestimmte Beschaffungsbereiche über den Einkauf abzuwickeln?
Ist das Beschaffungsvolumen groß genug?
Verspricht das neue Beschaffungsfeld einen einkäuferischen Erfolg? - 2. Ermitteln Sie die Maverick Buyer im Unternehmen!
Hintergrund: Häufig ist der Maverick Buyer gar nicht der Verwender eines Produkts oder einer Leistung. Ein Beispiel: Der Bereichsleiter weist die Assistenz an, Flug und Hotel zu buchen. Das Sekretariat tut wie geheißen – und bucht, natürlich ohne Rücksprache mit dem Einkauf. Ergebnis: Mögliche Kontingente bleiben ungenutzt, und das kostet. - 3. Eruieren Sie die Gründe, warum um den Einkauf herum bestellt wird!
Liegt es an der Unzufriedenheit mit der Leistung des Einkaufs?
Passen die Rahmenverträge, die Erreichbarkeit, die Antwortzeiten etc.?
Oder stecken persönliche Interessen, liebgewonnener Lieferant, Bequemlichkeit, freundschaftliche/verwandschaftliche Verhältnisse dahinter? - 4. Das ist jetzt zu tun:
Analysieren Sie Ihre interne Kundenzufriedenheit durch einen Fragenkatalog
(eine niedrige Rückläuferquote ist auch eine Antwort!)
oder durch direkte Befragungen in den einzelnen Abteilungen
Tipp: Am besten eine neutrale Person beauftragen, um möglichst ehrliches Feedback zu bekommen.
Dies sollten Sie übrigens nicht nur einmalig tun. Um die Qualität Ihrer Leistung dauerhaft zu verbessern, sind Befragungen in regelmäßigen Abständen hilfreich!
Die zentrale Frage dabei:
Stimmen die Angebote und Leistungen des Einkaufs mit den Anforderungen des Kunden überein?
Beispiele:
- Entsprechen die Rahmenverträge, aus denen abgerufen werden soll, den Vorstellungen der Besteller?
- Wie steht es um die Erreichbarkeit der Abteilung?
- Sind die Bestellbearbeitungszeiten optimal?
Die internen Kunden von Maverick Buying abbringen!
Organisieren Sie interne „Roadshows“ und präsentieren Sie die Einkaufsabteilung und deren Leistungsfähigkeit. Das ist vor allem bei dezentralen Standorten oder neu hinzugekommenen Unternehmensbereichen wichtig, für die Sie in Zukunft tätig werden wollen. Im Idealfall stellen Sie ein erfolgreiches Projekt vor und nennen die konkrete Ersparnis. Oder noch besser: Ein interner Kunde, mit dem Sie ein Projekt erfolgreich abgeschlossen haben, übernimmt diesen Part und zeigt die Vorteile und Ergebnisse der Zusammenarbeit.
Die Schlüsselfaktoren für den Erfolg eines Maverick Buying-Projekts:
- Zeigen Sie Flagge und gehen aktiv auf die Abteilungen zu. Warten Sie nicht, bis der interne Kunde zu Ihnen kommt!
- Werden Sie zum direkten Ansprechpartner: bei Fragen – damit haben Sie schon den Fuß in der Tür
- und bei Kritik. Denn jeder aufgearbeitete Kritikpunkt, wird ihnen nicht mehr von anderen internen Kunden um die Ohren gehauen.
- Schaffen Sie Transparenz bzgl. der Gesamtkosten des beschafften Produktes
Auch wenn Ihre Leistungen teurer sein mögen, demonstrieren und kommunizieren Sie den Zusatznutzen durch Ihre Arbeit, der es insgesamt wieder günstiger macht.
Der zentrale Erfolgsgarant: Ihre Glaubwürdigkeit
- Die Einsparungen müssen nachvollziehbar sein
- Und von einer zentralen Stelle nachvollziehbar bestätigt werden
Maverick Buying einzudämmen – oder sogar ganz zu stoppen – ist ein anspruchsvolles Unterfangen und Bedarf einiges an Überzeugungsarbeit. Die Geschäftsführung und auch die einzelnen Abteilungen werden Ihnen die Fortschritte jedoch danken.
Und wenn Sie Unterstützung bei dem Projekt brauchen, dann sprechen Sie uns einfach an!
