Konstruktiv gesprochen ist Planung ein – soweit als möglich – systematischer Prozess zur Festlegung von Zielen und künftigen Handlungen. Destruktiv gesprochen ersetzt die Planung Zufall durch Irrtum.
Aber warum fällt das Thema Einkaufsplanung so schwer, und was kann man mit wenigen Tricks und Kniffen einfacher machen?
Gerade weil in den meisten Unternehmen die Beschaffer mehr als die Hälfte der gesamten Kosten verbuchen, stützt sich unternehmerische Planungssicherheit vor allem auf die Aussagekraft des Einkaufs. Ob im eigenen Unternehmen oder beim Lieferanten ist hierbei gleichbedeutend. Weithin gilt Einkaufsplanung als das „ungeliebte Kind“, und die Gründe für die Vernachlässigung klingen oft ähnlich: Zu aufwändig, fehlende Basiswerte bzw. Mengen, Abhängigkeit von den Bedarfsträgern. Wie geht man das Thema aber richtig an?
Bevor wir jetzt in den Einkaufsplanungsprozess einsteigen, ist es wichtig, erst einmal grundsätzliches zu einem funktionierenden Zielbildungsprozess zu sagen:
- Alle Planziele müssen objektiv messbar und zur Zielsetzung im Einkauf geeignet sein: Die Aufforderung, die Lieferantenanzahl zu senken, reicht also nicht aus.
Wichtig ist um wieviel und bis wann. - Für alle Planwerte müssen sich in gleicher Struktur Ist-Werte erheben lassen, die eine Plan/Soll/Ist-Abweichungsanalyse ermöglichen.
- 3. Die Einkaufsplanung ist kein starres Konstrukt und sollte mindestens einmal im Jahr überprüft, oder sogar auch angepasst werden.
Einkaufsplanung Schritt für Schritt:
1. Ermittlung des Ist-Zustandes: Zu welchen Preisen und Mengen wird aktuell eingekauft? Hierbei lassen sich die Mengen und Preise aus verschiedenen Referenzquellen heranziehen. Idealerweise werden die Mengen auf Basis von verlässlichen Vertriebszahlen ermittelt. Ist dies nicht möglich, kann alternativ auf ein Referenzjahr aus der Vergangenheit zurückgegriffen werden. Als Preise werden verschiedenste Rechnungs- oder Infosatzpreise verwendet. In diesem Schritt wird ein Überblick der Ist-Situation geschaffen. Erste Tendenzen lassen sich bereits durch einen Vergleich des ersten Rechnungspreises des aktuellen Jahres mit dem letzten Rechnungspreis des Vorjahres erkennen.
2. Planung der Zukunft: Im Anschluss hieran befassen wir uns mit der möglichen Entwicklung von Märkten, Produkten, Fertigungsverfahren sowie die Wettbewerbs- bzw. Partner- und Lieferantenstrategien im Planungszeitraum. In diesem Schritt werden Mengen- und Preisveränderungen in die Planung eingearbeitet.
3. Regelmäßiger Plan-Ist-Abgleich: Ein ständig aktualisierter Forecast veranschaulicht, inwieweit das Jahresziel nach derzeitigem Stand tatsächlich erreicht wird und deckt Fehlentwicklungen umgehend auf. Wichtig ist, dass unterjährige Preisveränderungen bis auf die Materialebene mit Auswirkung auf das aktuelle Jahr (Ebit-Effekt) ausgewiesen, und die Carry-over-Effekte für das neue Jahr sowie der Full-Year-Effekt exakt beziffert werden. Weicht das Ergebnis in eine unerwünschte Richtung ab, sollte eine präzise Analyse für den Grund durchgeführt und anschließend weitere Einsparungsmaßnahmen initiiert oder zeitlich vorgezogen werden, um die gesetzten Ziele zu erreichen.
Herausforderungen:
Neuteile lassen sich ebenso wenig gut planen wie mit dem Lieferanten vereinbarte Bonuszahlungen. Und was passiert mit Auslaufteilen? Hier muss manuell nachgearbeitet werden. In ausgereiften Einkaufscontrolling-Systemen lassen sich Neuteile jedoch in wenigen Schritten über einen Excel-Import hinzufügen. Mit Lieferanten vereinbarte Bonuszahlungen werden auf Lieferantenebene eingeplant und beeinflussen somit nicht den einzelnen Teilepreis.
Fazit:
Einkaufsplanung ist ein Prozess, in dem die Zukunft eines Einkaufs analysiert und zum Wunschergebnis beeinflusst werden soll. Wird die Einkaufsplanung im Zuge eines gut strukturierten Prozesses durchgeführt, so stellt sie eine wichtige Unterstützung für die Einkäufer da. Auch für das Management eines Einkaufs sind verlässliche Prognosen unabdingbar.
